Standaardisatie: meer en beter

Het thema van het werksymposium van Nederland Verbetert in juni jongstleden was ‘Standaardisatie’. Jenne Klasens van Swedisch Match vertelde, net als Erik Schothorst en Martijn Warnecke in een pecha kucha over hun ervaring met standaardisatie, privé en op het werk. Daarna vertelde Ronald Aalbersberg van het Eilsabethziekenhuis over standaardisatie in de zorg. Door verbeteren en standaardisatie bleek de doorlooptijd in het laboratorium met meer dan 95% te verkorten! Hardop vroeg hij zich af ‘waarom standaardiseren, we hebben toch SOP’s?’ Om vervolgens te antwoorden dat ze erachter kwamen dat iedereen het werk op een andere manier deed…


Herkenbaar.

Aangezien Standaardisatie geen makkelijk en toegankelijk thema is, vroegen we aan de deelnemers van het werksymposium, voor het grootste deel afkomstig uit de industrie, hoe standaardisatie werkelijk vorm krijgt in hun organisatie. Dat bleek soms lastig, want het is verleidelijk om te vertellen wat je graag zou willen. De antwoorden van de veertien deelnemers bleken uiteindelijk zeer herkenbaar!

Nog meer eenheid.

Standaardisatie definieerden we als: “alles wat formeel eenheid creëert.” Volgens de deelnemers wordt standaardisatie in bijna alle gevallen als belangrijk ervaren om op de beste manier te werken. Een klacht die ik daarbij nogal eens in de praktijk hoor is dat medewerkers vinden dat er te veel regels zijn. Aangezien ook te veel procedures een negatieve uitwerking kunnen hebben op bijvoorbeeld de kwaliteit, zou dit zorgelijk kunnen zijn.  Volgens de deelnemers aan het werksymposium is dat echter niet het geval: er zijn eerder te weinig standaarden.

Manieren van standaardiseren.

Standaardisatie kan op verschillende manieren worden gerealiseerd. Dat kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van procedures en werkinstructies. Hierbij moet in de organisatie nog wel voldoende aandacht worden besteed aan het toegankelijk maken van deze standaarden, door bijvoorbeeld opleiding en moet worden gezorgd dat medewerkers gemotiveerd zijn om volgens de procedure of instructie te werken. Standaardisatie kan ook plaatsvinden door gebruik te maken van visuele hulpmiddelen. Een voorbeeld daarvan is de eenpuntsles. Met een eenpuntsles wordt op een visuele manier op één A4-tje de standaard werkwijze vastgelegd. Anders dan vaak bij procedures en werkinstructies het geval is, zijn visuele hulpmiddelen op de werkplek aanwezig. Hoewel de toegankelijkheid dus beter is dan die van de procedures en werkinstructies, kan het toch nog lastig zijn om de standaard te vinden en gemotiveerd te zijn om ernaar te handelen. Als de standaard belangrijk is kan daarom worden gekozen voor een visueel stuurmiddel. Dat waarschuwt actief als sprake is van een afwijking van de standaard. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan een Andonsignaal, waarbij de medewerker natuurlijk nog wel bereid zal moeten zijn om iets met het signaal te doen. Bij de vele alarmen die je in sommige controlekamers tegenkomt, is dat niet vanzelfsprekend. De meest zekere manier van standaardiseren is fail safe, ofwel: ‘poka yoke’. Het proces wordt dan zodanig ingericht dat een fout of afwijking niet meer kan optreden. Bij de deelnemers aan de vragenlijst bleek duidelijk dat standaardisatie via ‘poka yoke’ nauwelijks voor komt en dat het lastig is om voorbeelden van ‘poka yoke’ te bedenken. Genoemd werden vooral de USB en stekker – en utilities-aansluitingen. Dit beeld sluit aan bij mijn praktijkervaring, net als het veelvuldige gebruik van procedures en werkinstructies. De helft van de deelnemers gaf dan ook aan dat dit de meest gebruikte manier van standaardiseren is.

 


USB: het meest genoemde ‘poka yoke’-voorbeeld

Afwijken van standaarden?

Bij alle deelnemers blijkt regelmatig van de standaarden te worden afgeweken. Uit de kwis kwamen een viertal mogelijk redenen naar voren. Ten eerste blijkt dat in de helft van de organisaties een nieuwe standaard via papier wordt overgedragen, er vindt dus geen training en/of toetsing van het geleerde plaats. Daar komt bij dat in bijna 60% van de gevallen de standaarden niet beschikbaar zijn op de werkplek, waardoor de toegankelijkheid wordt beperkt. Ook is op die werkplekken eigenlijk nooit zichtbaar wie de vereiste standaarden wel of niet beheerst en mogen medewerkers op die werkplekken al werken als ze enige uitleg hebben gehad. Tenslotte kan het afwijken van het werken volgens standaard te maken hebben met de beperkte aandacht die het in stand houden van de standaarden krijgt via periodieke audits, continue training en dagelijkse aandacht van leidinggevenden.

Mogelijkheden.

Vanuit de kwis en de discussie in het werksymposium van Nederland Verbetert komt het beeld naar voren dat er nog genoeg te verbeteren is op het gebied van ‘werken volgens standaard’, wat aansluit bij de resultaten van andere onderzoeken. Zowel de manier van standaardiseren als het dagelijkse gebruik ervan hebben nog veel mogelijkheden om te verbeteren.